Przepisy chroniące sygnalistów, zgodnie z wymaganiami dyrektywy, miały być zaimplementowane do polskiego porządku prawnego najpóźniej 17 grudnia 2021 r. Rząd nie zdążył jednak z ustawą, w związku z czym organizacje nadal czekają na jej publikację, a przepisy te nadal nie obowiązują. Mimo to firmy i instytucje mogą zawczasu wypełnić przyszłe obowiązki dotyczące pracodawców, a po uchwaleniu ustawy jedynie dostosować stworzone procedury.

Pojęcie “sygnalista” (ang. “whistleblower”) określa osobę, która zgłasza zauważone przez nią w danej organizacji lub firmie nieprawidłowości. Dzięki temu osoba taka umożliwia przedsiębiorcy lub władzom instytucji wczesne zareagowanie na problemy i ewentualne zapobieżenie zaistnieniu podobnych sytuacji w przyszłości. Działa więc dla dobra organizacji, a nie na jej szkodę.

Sygnalistą może zostać pracownik danej firmy lub organizacji (stały lub tymczasowy), klient, partner biznesowy lub każda inna osoba, która była świadkiem nieprawidłowości.

Aby uzyskać status sygnalisty (a tym samym przysługującą mu obecnie ochronę), należy:

• mieć przekonanie oraz konkretne podstawy (w postaci faktów/dowodów), że zgłaszane informacje są prawdziwe i świadczą o nieprawidłowościach w funkcjonowaniu organizacji;
• zgłosić nieprawidłowość;
• działać w dobrej wierze (tj. dla dobra publicznego ), a nie ze złych pobudek (np. chęci zemsty).

Dyrektywa o sygnalistach (Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia praw Unii) dotyczy następujących podmiotów:

• pracodawców prywatnych zatrudniających min. 50 osób,
• wszystkich organizacji publicznych zatrudniających min. 50 pracowników,
• podmiotów wykonujących działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz zajmujących się zapobieganiem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwem transportu i ochroną środowiska,
• mikro i małych przedsiębiorców, którzy startują w przetargach na zamówienia publiczne lub korzystają ze środków unijnych.

Powyższe obowiązki nie mają zastosowania do jednostek organizacyjnych gminy lub powiatu liczących mniej niż 10 000 mieszkańców.

Podstawowym zadaniem pracodawcy w kontekście dyrektywy ma być stworzenie przejrzystych i bezpiecznych procedur, które umożliwią sygnaliście raportowanie nieprawidłowości. Do tych procedur należy:

• wdrożenie bezpiecznych metod zgłaszania nieprawidłowości,
• wprowadzenie procedury wewnętrznego zgłaszania problemów,
• systematyczne odpowiadanie na zgłoszenia sygnalistów,
• weryfikacja zgłoszeń i zastosowanie procedur wyjaśniających,
• prowadzenie rejestru zgłoszeń,
• zapewnienie bezpieczeństwa i poufności danych sygnalisty.

Podmioty, które nie dostosują się do nowych przepisów muszą liczyć się z sankcjami w postaci kary grzywny lub pozbawienia wolności dla osób odpowiedzialnych za przystosowanie organizacji do spełnienia wymogów unijnych. W związku z tym warto przygotować się do tych zmian już teraz.

Kary będą działały w obie strony: będą nakładane zarówno na firmy, które nie dostosowały się do nowych przepisów lub dokonały próby odwetu na sygnaliście, jak i na sygnalistów za nieprawdziwe doniesienia.

Dyrektywa o sygnalistach jest potoczną nazwą Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia praw Unii. Dyrektywa ta nakłada na przedsiębiorców oraz instytucje obowiązek wdrożenia systemu obsługi zgłoszeń dokonywanych przez sygnalistów oraz zasad związanych z ochroną osób dokonujących zgłoszenia przed działaniami odwetowymi.

Osoba przesyłająca zgłoszenie poprzez platformę Zglaszajacy.pl ma zagwarantowaną pełną anonimowość, chyba że zawrze ona w treści zgłoszenia informacje mogące pomóc w ujawnieniu jej tożsamości (dane osobowe, obowiązki, płeć, stanowisko pracy). Ze strony systemu zapewnione jest wykorzystanie odpowiednich kluczy szyfrujących oraz ograniczony dostęp do systemu po stronie zgłaszającego i odbiorcy zgłoszenia. Dodatkowo wszystkie załączniki są pozbawiane informacji wskazujących na ich źródło, system nie zbiera informacji sprzętowych ani lokalizacyjnych.

Kanał zgłoszeniowy sygnalista.org.pl jest objęty certyfikatem SSL, zapewnia ochronę danych osobowych (RODO), szyfrowanie treści zgłoszenia, a poświadczenia (token i hasło) są unikatowe, generowane zgodnie z zasadami bezpieczeństwa i nie ma możliwości ich odzyskania.