Kompleksowa obsługa Sygnalistów

Bezpieczny system informatyczny do zgłoszeń wewnętrznych

sygnalista.org.pl – Opis funkcjonalności systemu

Elastyczne rozwiązanie dla pojedynczych podmiotów oraz grup kapitałowych

Rejestrowanie zgłoszeń

Zgłoszenia jawne i niejawne
System wspiera wszystkie rodzaje zgłoszeń przewidzianych w Ustawie; w przypadku zgłoszeń anonimowych system nie zapisuje żadnych danych sygnalisty
Wybór podmiotu, do którego ma trafić zgłoszenie
System pozwala na wybór podmiotu, do którego ma trafić zgłoszenie (opcja dla grup kapitałowych i innych podmiotów, które zdecydują się na wspólny kanał zgłoszeniowy).
Ochrona danych osobowych
System automatycznie usuwa metadane z załączników w celu ochrony zgłaszającego.
Załączniki do zgłoszeń
System oferuje możliwość przesyłania dowolnej liczby załączników (np. zdjęć, multimediów) do zgłoszeń.
Potwierdzanie zgłoszeń
System oferuje szablony dokumentów, które mogą zostać wykorzystane w procesie obsługi zgłoszeń (np. potwierdzenia zgłoszeń).

Zarządzanie zgłoszeniami

Uprawnienia dla obsługujących zgłoszenia
System uwzględnia możliwość zarządzania uprawnieniami użytkowników (np. w zakresie obsługiwanych kategorii zgłoszeń).
Dialog z sygnalistami
System umożliwia przesyłanie wiadomości do sygnalistów z wykorzystaniem unikatowego tokena i PIN-u nadawanego przez sygnalistę.
Rejestr zgłoszeń
System automatyzuje prowadzenie rejestru zgłoszeń gromadząc niezbędne dane i monitorując dostęp do zgłoszeń poszczególnych pracowników.
Przypominanie o terminach
System pozwala na kontrolę terminów (np. termin wysłania informacji o przyjęciu zgłoszenia, termin wysłania informacji o podjętych działaniach następczych), zgodnie z zapisami ustawy.
Eksport danych
System pozwala na wyeksportowanie wybranych danych w celu analizy w zewnętrznym oprogramowaniu (np. przygotowanie własnych zestawień w Excellu). Wszystkie operacje w systemie mogą być monitorowane, co zapewnia pełną rozliczalność systemu.
Dedykowany adres e-mail
W ramach systemu udostępniany jest adres e-mail, z którego będą wysyłane powiadomienia z systemu.

Administracja systemem

Zgłoszenia jawne i niejawne
system wspiera wszystkie rodzaje zgłoszeń przewidzianych w Ustawie; w przypadku zgłoszeń anonimowych system nie zapisuje żadnych danych sygnalisty
Administratorzy i użytkownicy
System uwzględnia możliwość założenia konta dla wielu administratorów.
Wielojęzyczność
System wspiera wielojęzyczność w formularzu zgłoszeń oraz w panelu administracyjnym. W podstawowej wersji systemu oferujemy pełne tłumaczenie na 3 wersje językowe. Zapewniamy ponadto możliwość samodzielnej rozbudowy systemu o dodatkowe języki.
Personalizacja
Personalizowane kategorie i statusy zgłoszeń dla lepszej organizacji pracy. Możliwość personalizacji formularza zgłoszeniowego dla sygnalistów. Możliwość wykorzystania własnego logo w formularzu zgłoszeniowym.

Bezpieczeństwo i zgodność

Responsywność
System zapewnia możliwość pełnej obsługi formularza zgłoszeniowego i modułu administracyjnego z poziomu urządzeń stacjonarnych oraz mobilnych
Certyfikat SSL
System zapewnia uruchomienie usługi w subdomenie sygnalista.org.pl; transmisja danych jest szyfrowana i zabezpieczona dedykowanym certyfikatem SSL.
Dwuskładnikowe uwierzytelnienie
System wykorzystuje mechanizm dwuskładnikowego uwierzytelnienia w panelu administratora w celu zapewnienia maksymalnego poziomu bezpieczeństwa.
Dostępność cyfrowa
system zapewnia zgodność z wymaganiami WCAG opisującymi dostępność cyfrową treści dostępnych w Internecie
Szyfrowanie danych
Wszystkie informacje zapisywane do bazy danych systemu są szyfrowane i nawet bezpośredni dostęp do bazy danych nie umożliwia ich odczytania.
Usuwanie metadanych z załączników
System automatycznie usuwa metadane obecne w załącznikach plikowych (np. PDF) umożliwiające identyfikację Sygnalisty.

Rozwiązanie dla grup kapitałowych

Zintegrowane zarządzanie systemem dla wielu podmiotów
System pozwala na uruchamianie kanałów zgłoszeniowych dla wielu podmiotów (np. w ramach grup kapitałowych) i przypisywanie poszczególnych operatorów do obsługi wybranych podmiotów.
Rozróżnianie podmiotów
System pozwala na rozróżnienie podmiotów, które zdecydowały się na wprowadzenie wspólnego kanału zgłoszeniowego. Zgłoszenia trafiają wtedy wyłącznie do konsultantów przypisanych do konkretnego podmiotu, co pozwala na prowadzenie komunikacji z sygnalistą i działań następczych przez tę samą jednostkę.

Komponenty systemu

Formularz zgłoszeniowy

Z formularza skorzystać może każda osoba z dostępem do internetu, która chciałby złożyć doniesienie o zauważonej nieprawidłowości do organizacji, w której taką nieprawidłowość zaobserwowała. Formularz pozwala na zachowanie pełnej anonimowości zgłaszających przy zgłoszeniach niejawnych . W przypadku zgłoszenia jawnego Sygnalista otrzymuje potwierdzenie przesłania wiadomości wraz z danymi do logowania do panelu zgłoszenia na podany adres e-mail.

Podczas wypełniania formularza sygnalista wpisuje temat i treść zgłoszenia oraz wybiera kategorię zgłoszenia. Istnieje również możliwość załączenia plików, przy czym pliki w określonych formatach mają obligatoryjnie usuwane metadane, czyli m.in. informacje na temat autora dokumentu. Osoba zgłaszająca wpisuje również dowolnie wybrany przez nią 6-znakowy PIN, który łącznie z wygenerowanym automatycznie kodem (tokenem zgłoszenia), pozwala na późniejszy dostęp do wiadomości i kontynuowanie korespondencji.

Panel administracyjny

Panel administracyjny przeznaczony jest dla pracowników organizacji, którzy będą obsługiwali przesyłane przez sygnalistów zgłoszenia. Dostępne w panelu funkcjonalności to:

zarządzanie zgłoszeniami – rejestr zgłoszeń z możliwością wyszukiwania, filtrowania i sortowania po wybranych atrybutach,
zarządzanie użytkownikami – tabela ze spisem użytkowników administracyjnych systemu,
ustawienia :: statusy – tabela słownikowa statusów zgłoszeń,
ustawienia :: kategorie – tabela słownikowa kategorii zgłoszeń,
statystyki – wizualizacje statystyk dotyczących zgłoszeń w postaci interaktywnych wykresów,
tłumaczenia – tabela dostępnych wersji językowych.

Dostęp do panel administracyjnego jest zabezpieczony z mechanizmami szyfrującymi, certyfikatem SSL oraz dwuskładnikowym uwierzytelnieniem.

Panel do weryfikacji i kontynuacji korespondencji (dla sygnalisty)

Nieskomplikowany panel z widokiem do śledzenia i kontynuacji korespondencji dla sygnalisty pozwala na odczytanie wiadomości przesłanych przez osobę obsługującą zgłoszenie po stronie organizacji oraz na przesyłanie kolejnych wiadomości przez sygnalistę.

Podobnie jak w przypadku formularza zgłoszeniowego istnieje możliwość przesłania dokumentów, a także dodatkowo pobrania pliku (lub podglądu w przypadku niektórych formatów takich jak pliki graficzne).

Ogólnie o platformie sygnalista.org.pl

Sygnalista.org.pl to kompleksowa platforma do zgłaszania naruszeń prawa i zarządzania zgłoszeniami wewnętrznymi w organizacji. System został zaprojektowany zgodnie z obowiązującymi uwarunkowaniami prawnymi ( Dyrektywa UE 2019/1937, Ustawą z dnia 23 maja 2024 r. o ochronie sygnalistów) w celu wsparcia organizacji w zakresie realizacji obowiązków wynikających z ww. dokumentów.

Platforma ta spełnia współczesne standardy informatyczne w zakresie cyberbezpieczeństwa, zapewniając nieskomplikowany kanał komunikacji z sygnalistami zarówno w zakresie zgłoszeń jawnych jak i niejawnych. Sygnalista.org.pl jest systemem, który został zoptymalizowany pod kątem spełniania obowiązków dotyczących obsługi sygnalistów w Polsce i zapewnia maksymalne wsparcie i automatyzację w ww. zakresie. Jednocześnie system jest objęty wsparciem zarówno technicznym (we wszystkich planach) i merytorycznym (w wybranych planach), które jest niewątpliwie silną stroną – świadczymy usługi od ponad 10 lat i mamy w swoim portfolio wiele autorskich rozwiązań.

To na co można liczyć decydując się na naszą ofertę, to szybkie wdrożenie i wsparcie techniczne już po wdrożeniu usługi, a także pomoc prawna w zakresie implementacji przepisów o ochronie sygnalistów.