Grupy kapitałowe są jedną ze szczególnych grup podmiotów wymienionych w ustawie o ochronie sygnalistów, które mają możliwość ustalić wspólną procedurę zgłoszeń wewnętrznych. W ramach wspólnej procedury można wdrożyć także jeden wspólny kanał wewnętrzny do przyjmowania zgłoszeń, co w praktyce może wyglądać tak, że jedna ze spółek przejmuje obowiązek przyjmowania zgłoszeń i pracownicy wszystkich spółek należących do grupy przekazują informacje o zaobserwowanych nieprawidłowościach do tej jednej spółki reprezentującej grupę kapitałową w tym zakresie. Można też wynająć do tego celu podmiot nie należący do spółki . Są to rozwiązania wygodne, ale tylko do pewnego stopnia, ponieważ o ile ustawa pozwala na wspólne przyjmowanie zgłoszeń, o tyle nie pozwala już na wspólne prowadzenie działań następczych. W ramach przyjmowania zgłoszeń można prowadzić następujące czynności:

– odebrać zgłoszenie,

– potwierdzić przyjęcie zgłoszenia,

– przekazać informację zwrotną w terminie do trzech miesięcy (może to być tylko czynność techniczna, treść informacji muszą przygotować pracownicy w ramach podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie),

– dostarczyć informacje na temat procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Podejmowanie działań następczych może natomiast obejmować:

– weryfikację zgłoszenia,

– komunikację z sygnalistą (w tym zadawanie dodatkowych pytań),

– dochodzenie wewnętrzne,

– podjęcie działań naprawczych,

– przekazywanie informacji zwrotnej.

W ramach wspólnego przyjmowania zgłoszeń można więc wykonywać czynności techniczne związane z odebraniem zgłoszenia, ale ich rozpatrywanie musi już odbywać się po stronie konkretnego podmiotu, którego zgłoszenie dotyczy. Aby sprostać temu wyzwaniu system sygnalista.org.pl pozwala na wdrożenie jednego systemu dla kilku podmiotów i jednocześnie rozdzielenie kompetencji pomiędzy osoby go obsługujące tak, by zachować poufność danych. Rejestr zgłoszeń jest technicznie rzecz biorąc wspólny, ale konsultanci mają dostęp tylko do zgłoszeń ustalonej kategorii i w ramach własnego podmiotu. Dzięki temu nie trzeba też rozdzielać przyjmowania zgłoszeń i prowadzenia działań następczych, ale można je powierzyć tym samym osobom. Aby było to możliwe do wykonania, sygnaliści, w przypadku, gdy mamy do czynienia z kilkoma podmiotami w ramach jednej procedury, wybierają podczas wypełniania formularza zgłoszeniowego jakiego podmiotu dotyczy zaobserwowana nieprawidłowość. Do podmiotów należących do grupy kapitałowej należy taki podział kompetencji między konsultantów, by każdy podmiot miał swojego reprezentanta w systemie.