Kompleksowa obsługa Sygnalistów

Bezpieczny system informatyczny do zgłoszeń wewnętrznych

Jawnie lub anonimowo

możliwość obsługi zgłoszeń jawnych oraz anonimowych, automatyczny rejestr zgłoszeń wewnętrznych

Bezpieczenie

szyfrowanie informacji, wieloskładnikowe uwierzytelnienie, łatwe zarządzanie dostępem

Elastycznie

personalizacja kategorii i statusów zgłoszeń, wbudowana możliwość wykorzystania wielu języków

Zgodnie z prawem

dostosowanie systemu do Ustawy, wsparcie profesjonalistów z zakresu prawa i IT

Sygnalista.org.pl to kompleksowy system do obsługi sygnalistów w pełni zgodny z Dyrektywą (UE) 2019/1937 oraz Ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

Dzięki wdrożeniu usługi sygnaliści mogą w sposób komfortowy i bezpieczny przekazywać informacje o wszelkich naruszeniach prawa w formie zgłoszeń wewnętrznych, nie obawiając się konsekwencji czy ujawnienia swojej tożsamości (w przypadku zgłoszeń niejawnych).

Z punktu widzenia organizacji system wydatnie wspomaga zarządzanie obowiązkami wynikającymi z Ustawy o ochronie sygnalistów. System został zaprojektowany tak, aby zapewnić pełną poufność zgłoszeń, jednocześnie gwarantując wysoki poziom automatyzacji i bezpieczeństwa danych. Automatyczne prowadzenie i zarządzanie rejestrem zgłoszeń wewnętrznych, pozwala na odciążenie pracowników od żmudnych czynności administracyjnych.

Formularz zgłoszeniowy i panel obsługi

Aktualności dot. obsługi sygnalistów

Zobacz wszystkie

Korzyści z wykorzystania systemu sygnalista.org.pl

Dla właścicieli i zarządu firmy
Dla zarządu organizacji

  • Spełnienie wymogów Dyrektywy UE „o ochronie sygnalistów” (UE 2019/1937) oraz Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów

  • Automatyzacja obowiązków wynikających z Ustawy, np. prowadzenie rejestru zgłoszeń, bezpieczna korespondencja z Sygnalistami

  • Promowanie kultury otwartości, transparentności i praworządności w firmie

Dla sygnalistów
Dla sygnalistów

  • Łatwy dostęp do formularza zgłoszeniowego z poziomu urządzeń stacjonarnych i mobilnych; prosty i czytelny formularz zgłoszeń

  • Gwarancja bezpieczeństwa i poufności zgłoszenia oraz anonimowości w przypadku zgłoszeń niejawnych

  • Zapewnienie bezpiecznej komunikacji dwustronnej z organizacją

Dla sygnalistów
Dla obsługujących zgłoszenia

  • Bezpieczeństwo poufnych danych – zachowanie najwyższych standardów bezpieczeństwa; automatyzacja procesów

  • Sprawne i efektywne prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych i korespondencji z sygnalistami

  • Wsparcie techniczne i prawne związane z systemem i Ustawą o sygnalistach

Uruchomienie systemu w 4 szybkich krokach

1. Test wersji demonstracyjnej systemu

Pierwszym krokiem wdrożenia systemu sygnalista.org.pl jest zapoznanie się z funkcjonalnościami systemu na stronie demo.sygnalista.org.pl.

2. Wypełnienie Formularza Zgłoszeniowego

Po wybraniu wersji systemu należy przesłać formularz zgłoszeniowy przekazując potrzebne do wdrożenia dane.

3. Konfiguracja systemu

W systemie należy założyć konta osobom obsługującym zgłoszenia oraz skonfigurować dostępne kategorie zgłoszeń. Dodatkowo można włączyć przygotowane wersje językowe oraz wyposażyć system w logo i nazwę organizacji.

4. Integracja systemu z własną infrastrukturą

Po skonfigurowaniu systemu zgodnie z zamówieniem otrzymacie państwo dedykowaną instancję systemu pod adresem: domena.sygnalista.org.pl. System ten można osadzić na stronie internetowej organizacji – nasi specjaliści pomogą Państwu zrealizować tę integrację.

Doświadczenie – Jakość – Profesjonalizm

Dlaczego właśnie sygnalista.org.pl?

  • Nowoczesna technologia

  • Ochrona danych osobowych i anonimowość

  • Raporty i wykresy

  • Personalizacja i rozszerzalność systemu

  • Łatwa obsługa i szybkie wdrożenie

  • Wsparcie prawne we wdrożeniu przepisów o ochronie sygnalistów

FAQ – NAJCZĘŚCIEJ ZADAWANIE PYTANIA I WĄTPLIWOŚCI

Zadaniem Ustawy o ochronie sygnalistów jest zapewnienie bezpieczeństwa osobom zgłaszającym naruszenie prawa. Ustawa ta nakłada na przedsiębiorców oraz instytucje obowiązek wdrożenia systemu obsługi zgłoszeń dokonywanych przez sygnalistów oraz zasad związanych z ochroną osób dokonujących zgłoszenia przed działaniami odwetowymi.

Ustawa o ochronie sygnalistów została opublikowana w Dzienniku Ustaw w dniu 24 czerwca 2024r. i wejdzie w życie po upływie 3 miesięcy, czyli 25 września 2024, z wyjątkiem przepisów dotyczących zgłoszeń zewnętrznych – te wejdą w życie po upływie 6 miesięcy od daty ogłoszenia. Wszystkie podmioty zobowiązane ustawą mają więc czas do września lub grudnia, by wdrożyć procedury zgłaszania nieprawidłowości.

Pojęcie “sygnalista” (ang. “whistleblower”) określa osobę, która zgłasza zauważone przez nią w danej organizacji lub firmie nieprawidłowości. Dzięki temu osoba taka umożliwia przedsiębiorcy lub władzom instytucji wczesne zareagowanie na problemy i ewentualne zapobieżenie zaistnieniu podobnych sytuacji w przyszłości. Działa więc dla dobra organizacji, a nie na jej szkodę.

Zgłosić naruszenie prawa może pracownik danej firmy lub organizacji (stały lub tymczasowy), klient, partner biznesowy lub każda inna osoba, która była świadkiem nieprawidłowości.

Aby uzyskać status sygnalisty (a tym samym przysługującą mu ochronę), należy:

  • dokonać zgłoszenia w kontekście związanym z pracą (czyli być pracownikiem, osobą starającą się o pracę, kontrahentem itp.)
  • mieć przekonanie oraz konkretne podstawy (w postaci faktów/dowodów), że zgłaszane informacje są prawdziwe i świadczą o nieprawidłowościach w funkcjonowaniu organizacji;
  • zgłosić nieprawidłowość;
  • działać w dobrej wierze (tj. dla dobra publicznego ), a nie ze złych pobudek (np. chęci zemsty).

Ustawa o ochronie sygnalistów dotyczy następujących podmiotów:

  • pracodawców prywatnych zatrudniających min. 50 osób (kanał wewnętrzny),
  • wszystkich organizacji publicznych zatrudniających min. 50 pracowników, z wyłączeniem jednostek organizacyjnych gminy lub powiatu liczących mniej niż 10 000 mieszkańców (kanał wewnętrzny),
  • podmiotów wykonujących działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz zajmujących się zapobieganiem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwem transportu i ochroną środowiska (kanał wewnętrzny),
  • centralnych i terenowych organów władzy wykonawczej, takich jak wójt, burmistrz, prezydent, zarząd powiatu, zarząd województwa, minister, Rzecznik, Rzecznik Praw Obywatelskich, inspekcje pracy i inne organy administracji rządowej (kanał zewnętrzny)

Podstawowym zadaniem pracodawcy w kontekście dyrektywy ma być stworzenie przejrzystych i bezpiecznych procedur, które umożliwią sygnaliście raportowanie nieprawidłowości. Do tych procedur należy:

  • wdrożenie bezpiecznych metod zgłaszania nieprawidłowości,
  • wprowadzenie procedury wewnętrznego zgłaszania problemów,
  • systematyczne odpowiadanie na zgłoszenia sygnalistów,
  • weryfikacja zgłoszeń i zastosowanie procedur wyjaśniających,
  • prowadzenie rejestru zgłoszeń,
  • zapewnienie bezpieczeństwa i poufności danych sygnalisty.

Podmioty, które nie dostosują się do nowych przepisów muszą liczyć się z sankcjami w postaci kary grzywny dla osób odpowiedzialnych za przystosowanie organizacji do spełnienia wymogów unijnych.

Kary będą działały w obie strony: będą nakładane zarówno na firmy, które nie dostosowały się do nowych przepisów lub dokonały próby odwetu na sygnaliście, jak i na sygnalistów za nieprawdziwe doniesienia.

Osoba przesyłająca zgłoszenie poprzez platformę Sygnalista.org.pl ma zagwarantowaną pełną anonimowość, chyba że zawrze ona w treści zgłoszenia informacje mogące pomóc w ujawnieniu jej tożsamości (dane osobowe, obowiązki, płeć, stanowisko pracy). Ze strony systemu zapewnione jest wykorzystanie odpowiednich kluczy szyfrujących oraz ograniczony dostęp do systemu po stronie zgłaszającego i odbiorcy zgłoszenia. Dodatkowo wszystkie załączniki są pozbawiane informacji wskazujących na ich źródło, system nie zbiera informacji sprzętowych ani lokalizacyjnych.

Kanał zgłoszeniowy sygnalista.org.pl jest objęty certyfikatem SSL, zapewnia ochronę danych osobowych (RODO), szyfrowanie treści zgłoszenia, a poświadczenia (token i hasło) są unikatowe, generowane zgodnie z zasadami bezpieczeństwa i nie ma możliwości ich odzyskania.